不動産売却の契約締結での必要書類はなに？タイミング別に分けて解説

「土地や建物を売るときに何を用意すれば良いの？」と気になっている方は多いのではないでしょうか。
土地や建物のように高額な財産の取引は慎重におこなわれるため、早いうちから書類収集をはじめなければ、取引に間に合わなくなる可能性があります。
本記事では、不動産売却前・契約締結時・決済時に求められる必要書類と取得方法を解説します。
不動産の売却を検討されている方は、ぜひ今後の参考にしてみてください。

不動産売却前の必要書類と取得方法について

土地や建物を売却する際は、まず複数の仲介業者に査定を依頼し、信頼できる仲介会社と媒介契約を締結します。
媒介契約を締結したら、本格的に販売活動が始まるため、購入希望者が現れる前に必要書類を準備します。
不動産売却時には、登記済証または登記識別情報通知、間取り図と測量図、固定資産税納税通知書と固定資産評価証明書、印鑑証明書、建築確認証と検査済証などが必要です。
さらに、マンションの管理規約、使用細則、維持費関連書類、本人確認書類、住民票、耐震診断報告書、アスベスト使用調査書、ローン残高証明書も必要となります。
登記済証または登記識別情報通知は、土地や建物の所有権を証明する書類で、住宅を建てた際に法務局で登記され、交付されます。
新規登記の場合、登記済証の代わりに12桁の英数字が記載された登記識別情報通知が発行されますが、いずれも再発行はできません。
紛失した場合、登記所に申請して事前通知手続きをおこなうか、司法書士または弁護士に依頼して本人確認情報を作成してもらう必要があります。
間取り図と測量図は、物件の間取りや方角を記載した書類です。
測量図は、法務局窓口またはインターネットで請求し、法務局窓口で受け取れます。
固定資産税納税通知書と固定資産評価証明書は、固定資産税や登録免許税を計算するために必要な書類です。
固定資産税は、1月1日時点で所有権を持つ者が支払う義務がありますが、売買取引のタイミングによっては、買主が一部を負担する場合があります。
印鑑証明書は、官公庁に登録されている印影を証明する書類で、媒介契約や売買契約、引き渡し時に捺印する際に必要です。
共有名義の不動産を売却する場合、共有者全員の印鑑証明書が必要となるため、早めに集めておくことが重要になります。
建築確認証と検査済証は、戸建住宅が建築基準法や条例に適合していることを証明する書類です。
再発行できないため、管轄の役所で建築計画概要書や建築確認台帳記載事項証明書を発行してもらいましょう。
本人確認書類や住民票は、運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、マイナンバーカードなど、顔写真付きのものを用意します。
耐震診断報告書とアスベスト使用調査書は、新耐震基準導入前に建てられた物件を売却する際に必要です。
ローン残高証明書は、住宅ローンを完済していない場合、売買代金で完済できることを証明するために必要です。

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不動産契約締結時の必要書類と取得方法について

販売活動をおこない、購入希望者が現れたら、内見・価格交渉をおこない、双方が納得すれば売買契約に進みます。
売買契約締結時には、媒介契約書、買付証明書、売買契約書、精算関係書類が必要です。
これらの書類は、原則として仲介業者がすべて作成するため、売主が用意する必要はありません。
媒介契約書には、仲介業者との契約内容やサポート範囲が記載されています。
契約方法には、専属専任媒介契約、専任媒介契約、一般媒介契約の3種類があり、契約内容が異なるため、説明を受けたうえで最適な契約を選びましょう。
買付証明書は、購入希望者が売主に「土地や建物を購入したい」という意思を表明する書類です。
これは一方的な意思表示であり、受領しただけで売買契約が成立するわけではありません。
販売価格に対して、値下げされた購入希望額が記載されることが多いため、売却条件が想定範囲内であれば売買契約に進みましょう。
売買契約書には、契約日、引渡日、売買代金、手付金の金額、物件状況、特約事項などが記載されます。
民法では、宅地建物取引士が売主・買主双方を保護するため、売買契約の内容を説明する重要事項説明が義務付けられています。
引き渡し後に土地や建物に不具合や欠陥が判明した場合、契約不適合責任を問われ、賠償責任や契約解除のペナルティが発生するため、記載内容に間違いがないか入念に確認しましょう。
記載内容に不備があれば、必ず仲介業者に訂正してもらい、新しい書類を用意してもらいましょう。
精算関係書類には、売買代金とは別に、固定資産税、土地の実測精算、マンションの管理費や修繕積立金の精算が記載されます。
これらは、売買契約完了日から引渡日までに仲介業者から交付され、不備がなければ押印し保管します。
売主が用意すべき必要書類は、販売活動を始めたタイミングで仲介業者から指示があるでしょう。
登記済証または登記識別情報通知（権利証）、建築確認済証、本人確認書類などは契約締結時に必要ですが、早めに準備し、提出するようにしてください。
ただし、印鑑証明書など有効期限がある書類には注意が必要です。
販売期間が長引き、書類の発行から契約締結までに有効期限が切れた場合は、再発行が必要となります。

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不動産決済時の必要書類と取得方法について

土地や建物を売ると決めたら、まずは複数の仲介業者に査定を依頼し、信頼できる仲介会社と媒介契約を締結します。
媒介契約を締結したら、本格的に販売活動が始まるため、購入希望者が現れても良いように必要書類を準備します。
不動産売却前には、登記済証または登記識別情報通知、間取り図、測量図、固定資産税納税通知書、固定資産評価証明書、印鑑証明書、建築確認証、検査済証などが必要です。
また、マンションの場合、管理規約、使用細則、維持費関連書類、本人確認書類、住民票、耐震診断報告書、アスベスト使用調査書、ローン残高証明書も必要になります。
登記済証または登記識別情報通知は、土地や建物の所有権を証明する書面で、住宅を建てた際に法務局で登記をおこない交付されます。
新規登記の場合、登記済証の代わりに12桁の英数字が記載された登記識別情報通知が発行されますが、どちらも再発行できません。
紛失した場合、登記所に申請して事前通知手続きをするか、司法書士または弁護士に依頼して本人確認情報を作成してもらう必要があります。
間取り図と測量図は、物件の間取りや方角が記載された書面です。
測量図は、法務局窓口またはインターネットで請求し、法務局窓口で受け取れます。
固定資産税納税通知書と固定資産評価証明書は、固定資産税や登録免許税の計算に必要な書類です。
固定資産税は、1月1日時点で所有権のある者に支払い義務がありますが、売買取引のタイミングによっては買主が一部負担する場合もあります。
印鑑証明書は、官公庁に登録された印影を証明する書類で、媒介契約、売買契約、引き渡し時に必要です。
共有名義の不動産を売却する際は、共有者全員の印鑑証明書が必要になるため、早めに準備してください。
建築確認証と検査済証は、戸建住宅に関する建築基準法や条例の不備がないことを証明する書類で、再発行はできないため、管轄の役所に建築計画概要書や建築確認台帳記載事項証明書を発行してもらいます。
本人確認書類と住民票は、運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、マイナンバーカードなどの顔写真付きの証明書を用意します。
耐震診断報告書とアスベスト使用調査書は、新耐震基準導入前に建てられた物件を売却する際に必要です。
ローン残高証明書は、住宅ローンを完済していない場合、売買代金で完済可能であることを証明するために必要です。

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まとめ

不動産を売却するときには、数多くの必要書類の提出を求められます。
仲介業者が作成する書類もありますが、売主自身が用意するべき書類のなかには、再発行できないものも含まれているので、できるだけ早いタイミングから準備を進めるべきです。
再発行できない書類に関しても代替案があるので、仲介業者に相談したうえで、売買契約・決済日までにすべてを揃えておきましょう。